La gestione dei costi rappresenta uno degli aspetti più delicati per le aziende in difficoltà finanziaria, specialmente per quelle che hanno bisogno di migliorare la propria posizione di liquidità. Ridurre i costi non equivale a “tagliare tutto”: si tratta, piuttosto, di agire con metodo, individuando sprechi, ottimizzando processi e intervenendo dove l’efficienza può fare davvero la differenza.

Analisi dei costi: il punto di partenza per ogni intervento

Il primo passo è sempre l’analisi, perché senza una visione chiara e dettagliata della struttura dei costi è impossibile intervenire in modo efficace. Non si tratta solo di sapere quanto si spende, ma di comprendere esattamente dove si concentrano le uscite più critiche e quali sono le voci che incidono maggiormente sulla liquidità.

Capire dove si spende e come si spende permette di individuare con precisione:

• costi fissi troppo elevati, come affitti, leasing o canoni di servizi non più strategici (ad esempio software in abbonamento ormai inutilizzati, licenze IT ridondanti o servizi di consulenza non più allineati agli obiettivi aziendali);
• costi variabili che possono essere ridotti in modo mirato, ad esempio attraverso la rinegoziazione dei prezzi, la scelta di materie prime alternative meno costose, l’ottimizzazione delle scorte di magazzino o la revisione dei volumi di acquisto in base alla domanda effettiva;
• inefficienze nei processi operativi, come colli di bottiglia nella produzione (ad esempio rallentamenti dovuti a macchinari obsoleti o mal distribuzione delle fasi produttive), doppioni amministrativi (come procedure ridondanti tra reparti) o utilizzo eccessivo di risorse (come consumo energetico non monitorato);
• aree aziendali in cui il rapporto tra costo e beneficio non è equilibrato, ad esempio investimenti pubblicitari poco performanti o reparti con scarsa marginalità.

Rinegoziare contratti e forniture

Molti contratti di fornitura, come quelli relativi all’energia elettrica, agli affitti, ai servizi di telecomunicazione o a fornitori esterni di servizi, possono essere oggetto di una rinegoziazione. Le condizioni stipulate diversi anni fa potrebbero oggi risultare non più sostenibili o fuori mercato, soprattutto in un contesto economico in rapida evoluzione.

Rivedere questi accordi consente di ridurre concretamente il costo mensile delle uscite aziendali, ottenendo condizioni più favorevoli e flessibili. Questo significa, ad esempio, trasformare un contratto vincolante in uno a consumo, eliminare le penali per recesso anticipato o ottenere scontistiche legate al reale volume di utilizzo. Inoltre, l’allineamento delle spese ai bisogni attuali dell’azienda aiuta a evitare sprechi e a migliorare la gestione della liquidità, soprattutto nei periodi di flessione del fatturato.

Automatizzare processi ripetitivi

Impiegare software e strumenti digitali non è una spesa, ma un investimento strategico per migliorare l’efficienza operativa e contenere i costi. Automatizzare processi ripetitivi come la fatturazione, la gestione degli ordini e le attività amministrative e contabili consente di ridurre il margine di errore umano, velocizzare le procedure e migliorare il controllo sui dati aziendali.

Ad esempio, l’adozione di un gestionale ERP (Enterprise Resource Planning) può centralizzare e snellire molte funzioni aziendali, dalla contabilità alla logistica, dalle risorse umane all’approvvigionamento, consentendo un notevole risparmio in termini di tempo e liquidità.

Il risparmio generato nel medio termine libera risorse economiche e operative che possono essere reindirizzate verso attività a maggior valore aggiunto, come lo sviluppo commerciale, l’innovazione di prodotto o il miglioramento della customer experience.

Gestione strategica del personale

Ridurre i costi del personale non significa necessariamente procedere con tagli drastici o licenziamenti. Esistono, infatti, diverse strategie alternative che permettono di contenere le spese e allo stesso tempo valorizzare le risorse umane già presenti in azienda.

Tra gli strumenti possibili:

• riorganizzare i ruoli e le mansioni, ridistribuendo le attività in modo più efficiente tra i team, evitando sovrapposizioni e razionalizzando le responsabilità;
• introdurre forme di lavoro flessibile o part-time, che possono ridurre l’impatto economico pur mantenendo operativa la struttura e rispondere a esigenze di work-life balance dei dipendenti;
• usufruire di incentivi e agevolazioni fiscali previsti per l’assunzione di personale svantaggiato, giovani under 30 o per programmi di formazione e riqualificazione del personale.

Revisione della struttura finanziaria

In alcuni casi, i costi finanziari rappresentano una quota rilevante delle uscite aziendali, incidendo in modo significativo sulla liquidità, sulla capacità di investimento e sulla marginalità. Intervenire sulla struttura del debito è quindi fondamentale per recuperare margini di manovra.

Rinegoziare i debiti con le banche o con altri creditori permette di ottenere condizioni più favorevoli. Consolidare le esposizioni bancarie significa invece accorpare diversi prestiti o linee di credito in un unico finanziamento, semplificando la gestione finanziaria e spesso riducendo i costi complessivi. Infine, valutare linee di credito alternative – come il factoring, il leasing operativo o il credito agevolato – può rappresentare una soluzione per ottenere liquidità immediata senza appesantire l’indebitamento.

Queste azioni possono:

• ridurre l’onere degli interessi, liberando risorse per altre priorità;
• migliorare la gestione del cash flow grazie a scadenze più sostenibili;
• offrire maggior respiro operativo all’azienda, soprattutto nei momenti di crisi o durante percorsi di ristrutturazione aziendale.

Outsourcing mirato

Esternalizzare alcune attività non core (logistica, IT, customer service) consente di ottimizzare la struttura dei costi aziendali, migliorare l’efficienza operativa e concentrare le risorse interne sulle attività strategiche. In particolare, l’outsourcing permette di:

• trasformare costi fissi in variabili, con una maggiore flessibilità nei momenti di variazione del volume d’affari;
• affidarsi a fornitori qualificati che dispongono di know-how, tecnologie e aggiornamenti continui, difficilmente sostenibili internamente;
• aumentare la flessibilità operativa, adattando l’organizzazione interna a nuove esigenze di mercato, lanci di prodotto, picchi stagionali o cambiamenti improvvisi nella domanda.

Non è la riduzione dei costi in sé a salvare un’azienda, ma la capacità di agire in modo mirato e consapevole. In un contesto di tensione finanziaria, ogni decisione deve essere guidata da dati, analisi e visione strategica. E, soprattutto, va affiancata da un piano di recupero crediti e rilancio della redditività.

Ti è mai capitato di guardare il conto aziendale e chiederti come farai a coprire le scadenze del mese?

Il debito, in sé, non è il nemico: diventa un problema quando cresce senza controllo, si accumula in silenzio e finisce per soffocare l’operatività dell’impresa. La sua gestione è una delle sfide più complesse per le aziende, soprattutto in contesti di crisi di liquidità o rallentamento degli incassi.

Un livello eccessivo di indebitamento può compromettere la sopravvivenza stessa dell’impresa e portare a un sovraindebitamento, ovvero a quella condizione finanziaria in cui un’azienda non riesce più a far fronte ai propri debiti con le entrate disponibili. Il sovraindebitamento, infatti, si realizza quando le uscite sono superiori alle entrate e, di conseguenza, l’azienda non riesce a rispettare il pagamento di tutte le scadenze.

Da dove nascono i debiti?

Prima ancora di affrontare la gestione del debito, è utile comprendere quali siano le principali cause che portano un’azienda a trovarsi in una situazione di sovraindebitamento. Vediamo alcune di esse.

• Calcolo errato del fabbisogno finanziario. Spesso le imprese sottovalutano le reali necessità di capitale, ricorrendo a finanziamenti troppo esigui o, al contrario, eccessivamente onerosi.
• Calo improvviso dei ricavi. Eventi esterni come crisi settoriali, perdita di un cliente strategico o instabilità economiche possono ridurre drasticamente la capacità di generare entrate.
• Cattiva gestione del capitale circolante. Dilazioni troppo lunghe con i clienti o eccessive scorte di beni non immediatamente vendibili o utilizzabili, tempi di pagamento troppo restrittivi, possono mettere a rischio la liquidità.
• Mancanza di controllo sui costi. L’assenza di un sistema di monitoraggio può far lievitare le spese senza un ritorno proporzionato.

Solo individuando le origini del sovraindebitamento è possibile evitare che questo si cronicizzi e che comprometta la stabilità complessiva dell’azienda. Ma le cause da sole non bastano…

Come riconoscere i diversi debiti

Non tutti i debiti sono uguali, e non possono essere gestiti con un approccio uniforme. Ogni forma di indebitamento presenta caratteristiche, rischi e implicazioni differenti.

Prima di intraprendere qualsiasi azione, è fondamentale condurre un’analisi approfondita per comprendere la natura e la composizione del debito, così da intervenire in modo mirato e strategico.

• La tipologia dei debiti. Conoscere la natura dei propri debiti è il primo passo per gestirli in modo efficace. I debiti finanziari, come mutui o leasing, sono contratti stipulati con istituti di credito e implicano impegni a lungo termine. I debiti commerciali, invece, derivano dai rapporti con partner aziendali. Poi ci sono quelli tributari, come imposte e tasse non ancora saldate, e i debiti previdenziali, legati ai contributi da versare agli enti previdenziali. È molto importante avere chiara la natura dei debiti, per identificare quali siano prorogabili senza conseguenze e quali no.
• La scadenza. È fondamentale distinguere tra debiti a breve, medio e lungo termine. I debiti a breve termine, da saldare entro 12 mesi, incidono direttamente sulla liquidità dell’impresa. Quelli a medio termine, fino a 5 anni, offrono più respiro, ma devono essere monitorati con attenzione. I debiti a lungo termine, oltre i 5 anni, richiedono una pianificazione strategica. In alcuni casi, è possibile rinegoziare le scadenze o ricorrere a meccanismi di roll-over (proroga della scadenza di un prestito, contratto o posizione) per guadagnare tempo prezioso.
• Il costo del debito. Non ci si può fermare al solo tasso di interesse, ma occorre considerare anche il TAEG (tasso annuo effettivo globale), che include tutte le spese accessorie: commissioni, costi di apertura della pratica, oneri di gestione, penali in caso di ritardo.

Hai ancora tempo: come ristrutturare prima che sia tardi

Quando il livello di debito raggiunge una soglia non più sostenibile con le normali entrate aziendali, diventa necessario ripensare l’intera struttura finanziaria. In questi casi, entra in gioco la ristrutturazione finanziaria, un insieme di strategie e operazioni volte a riorganizzare il debito per renderlo sostenibile nel medio-lungo periodo.

Una prima via può essere la rinegoziazione con le banche, cercando di ottenere l’allungamento delle scadenze o una revisione dei tassi di interesse, così da alleggerire il carico finanziario mensile. In alternativa, si può optare per un consolidamento dei debiti, ovvero unificare più posizioni debitorie in un unico finanziamento, generalmente con un tasso di interesse più basso, con l’obiettivo di semplificare la gestione e migliorare le condizioni complessive.

In situazioni più complesse, è possibile ricorrere ad accordi di ristrutturazione dei debiti che consentono di negoziare con i creditori piani di rientro personalizzati, protetti da una cornice normativa stringente.

Qualunque sia la strada scelta, è fondamentale adottare un approccio trasparente e collaborativo nei confronti dei creditori, comunicando con tempestività e dimostrando l’impegno concreto a ripristinare l’equilibrio finanziario. Un atteggiamento che può fare la differenza.

Prevenire il sovraindebitamento con una pianificazione efficace

La prevenzione del sovraindebitamento è una vera e propria necessità strategica. E il primo strumento a disposizione di ogni impresa è una solida pianificazione finanziaria. Significa dotarsi di metodi e strumenti che permettano di anticipare le criticità, gestire con lucidità i flussi finanziari e prepararsi a eventuali imprevisti. Ecco alcune “leve” da attivare per evitare il sovraindebitamento.

• Controllo di tesoreria. Consiste nel monitorare costantemente i flussi di cassa in entrata e in uscita. Permette di evitare squilibri temporanei e di individuare i momenti critici dell’anno e pianificare le risorse necessarie.
• Budgeting e forecasting. Elaborare un budget annuale e aggiornare periodicamente le previsioni (forecast) basate sull’andamento reale aiuta a stimare in modo accurato i fabbisogni finanziari futuri. Questo consente all’azienda di prendere decisioni basate su dati, simulare scenari alternativi e gestire l’incertezza con maggiore consapevolezza.
• Controllo del capitale circolante. Significa gestire con attenzione tutti gli elementi che incidono sulla liquidità quotidiana. Un capitale circolante sano riduce la dipendenza da finanziamenti esterni e rende l’azienda più reattiva.

Queste attività costituiscono la base per un approccio proattivo alla gestione del debito e una protezione concreta contro il rischio di sovraindebitamento.

Affrontare il debito aziendale richiede competenze tecniche, esperienza e una visione indipendente, che spesso non possono essere garantite da figure interne all’azienda, soprattutto nei momenti di maggiore criticità. Per questo motivo, coinvolgere un consulente esperto in ambito finance rappresenta una scelta strategica.

Un professionista esterno è in grado di analizzare lo stato patrimoniale e finanziario dell’impresa, evidenziando squilibri, margini di miglioramento e aree di intervento prioritarie. In base a questa analisi, il consulente individua le strategie più adatte alla situazione specifica: può trattarsi di una ristrutturazione del debito, di un piano di risanamento, oppure di un mix di azioni correttive sul capitale circolante e sulla struttura dei costi. Inoltre, il suo ruolo si estende anche alla negoziazione con i creditori, dove è fondamentale saper presentare proposte credibili e sostenibili, e al monitoraggio dell’attuazione del piano.

 

Molte aziende che si trovano a gestire crediti difficilmente esigibili o ad alto rischio di insolvenza non solo affrontano problemi di liquidità, ma spesso anche una carenza di competenze interne nella gestione finanziaria e del rischio. In questo contesto esiste una leva strategica spesso sottovalutata: la formazione finanziata a costo zero, che consente di rafforzare le competenze del personale per prevenire criticità future.

Questa opportunità spesso poco conosciuta permette alle imprese di formare gratuitamente i propri dipendenti in ambiti cruciali come la gestione finanziaria, l’analisi dei flussi di cassa, la gestione del credito e la prevenzione degli insoluti.

Cos’è la formazione finanziata a costo zero?

È un percorso di aggiornamento o specializzazione finanziato da fondi interprofessionali (ad esempio Fondimpresa, FonARCom, Fondirigenti, ForAgri) a cui le aziende possono aderire senza alcun esborso aggiuntivo. Ogni impresa, infatti, versa già, attraverso l’INPS, un contributo obbligatorio per la formazione continua degli impiegati. Recuperarlo significa trasformare un costo in valore.

La formazione finanziata è una risorsa già attiva e ogni azienda può accedervi con facilità, ecco come:

1. Adesione a un fondo interprofessionale: l’azienda può aderire gratuitamente a un fondo, comunicandolo all’INPS tramite il modello UNIEMENS. Serve indicare il codice del fondo scelto e il numero dei dipendenti. L’adesione ha effetto immediato e non comporta costi.
2. Definizione dei fabbisogni formativi: insieme a un consulente o a un ente accreditato, si individuano le aree critiche su cui intervenire.
3. Progettazione e presentazione del piano: viene costruito un piano formativo su misura che viene poi presentato al fondo.
4. Avvio dei corsi: una volta approvato il progetto, i corsi partono. Sono erogati da enti accreditati, online o in presenza, secondo le esigenze dell’azienda.
5. Chiusura e rendicontazione: al termine, l’ente formatore si occupa della rendicontazione amministrativa e fornisce agli allievi attestati di partecipazione o certificazioni, dove previste.

Perché è utile alle aziende che affrontano problemi di credito?

Chi lavora in contesti con crediti in sofferenza o flussi di cassa sotto pressione sa quanto pesino gli errori di valutazione, le dilazioni mal gestite o una scarsa cultura interna del rischio finanziario.

Ecco dove la formazione fa la differenza:

• aumenta la consapevolezza finanziaria, fornendo strumenti, ad esempio, per leggere i bilanci, analizzare l’affidabilità creditizia e comprendere le conseguenze delle dilazioni;
• riduce il rischio di nuovi insoluti, introducendo protocolli condivisi per la gestione del credito, checklist preventive e sistemi di allerta precoce basati su indicatori di rischio concreti;
• potenzia la gestione del portafoglio crediti, abituando il personale a monitorare attivamente scadenze, esposizioni e performance degli incassi, e a intervenire in modo tempestivo su situazioni critiche;
• migliora la comunicazione interna tra reparti amministrativi e commerciali, creando un linguaggio comune su politiche di pagamento, gestione dei clienti e criteri di affidabilità.

Un investimento invisibile ma tangibile

La formazione finanziata a costo zero si rivela uno strumento essenziale: consente all’impresa di potenziare le proprie competenze interne, mantenere la competitività e prevenire situazioni di crisi grazie a un investimento sostenibile e mirato. Non serve solo a imparare qualcosa di nuovo: è utile per rafforzare la tenuta dell’impresa, per evitare di incorrere in crediti problematici o difficilmente esigibili e per prevenire il blocco del cash flow.

Le aziende che formano sono aziende che investono. E chi investe nel capitale umano, molto spesso, recupera prima anche il proprio capitale economico.

Vuoi sapere se la tua azienda può accedere alla formazione finanziata a costo zero? Contattami per una valutazione gratuita del tuo fabbisogno formativo e per aderire a un fondo interprofessionale.

Un’altra possibilità di formazione finanziata sono i bandi indetti dagli enti locali (Regione e Camera di commerci) e PNRR. Di questi, ne parleremo prossimamente con un articolo dedicato intervistando una partner esperta.