Digitalizzazione e automazione della gestione finanziaria: i software che fanno la differenza

Molte aziende gestiscono ancora il ciclo attivo (cioè il percorso che trasforma una vendita in denaro incassato) con una somma di strumenti scollegati: ERP, ovvero il gestionale aziendale che integra contabilità, vendite, magazzino e produzione, fogli Excel, e-mail e telefonate. Ciò comporta un allungamento dei giorni medi di incasso, promesse di pagamento che si perdono, difficoltà nel gestire la liquidità di cassa, per non parlare del maggior tempo impiegato per la gestione delle attività.

Digitalizzare e automatizzare la gestione finanziaria non significa semplicemente installare un nuovo software, ma portare fatture, pagamenti, solleciti, contestazioni e dati bancari in un unico flusso. 

Perché digitalizzare il credit management

Quando i clienti pagano in ritardo o nascono contestazioni, la cassa si ferma e si perde tempo. Digitalizzare significa portare tutti i documenti e le attività del ciclo attivo (fatture, scadenze, promesse di pagamento, contestazioni, pagamenti) dentro un unico sistema ordinato, dove i dati sono aggiornati, rintracciabili e tracciati nel tempo. E, allo stesso tempo, far sì che quel sistema esegua in autonomia le operazioni ripetitive (inviare promemoria, registrare un incasso, proporre un piano di rientro), mentre tu ne monitori i risultati da un cruscotto, intervenendo solo nei casi davvero critici.

Questi strumenti devono:

• ridurre il DSO (giorni medi di incasso di una fattura) e gli incagli (condizione di momentanea difficoltà di un cliente che non riesce a rispettare gli obblighi di pagamento di un debito);
• automatizzare solleciti e promesse di pagamento;
• migliorare la riconciliazione e le previsioni di cassa;
• liberare ore operative per attività ad alto valore (negoziazione, analisi, prevenzione del rischio);
• creare una traccia chiara di quale utente ha fatto cosa e quando, utile per avere prove in caso di azioni legali.

I software che contano

Non serve comprare il software più famoso o quello più in voga al momento: conta scegliere strumenti che risolvano problemi concreti e che parlino tra loro. In pratica, serve una combinazione di moduli, ognuno con una funzione chiara, che lavori in sinergia e che sia integrato con l’ERP.

Ecco le categorie di software più utili per digitalizzare e automatizzare il ciclo attivo della tua azienda.

1. Fatturazione elettronica ed e‑billing. Crea e invia le fatture elettroniche tramite SdI (Sistema di Interscambio), riceve quelle dei fornitori e ne monitora lo stato – inviata, consegnata, scartata. Può allegare promemoria alla fattura e gestire le note di credito. Tutto viene archiviato a norma con valore legale.
2. AR Automation e Credit Management. È il “cuore” del recupero crediti. Tiene in ordine i dati dei clienti, valuta l’affidabilità (scoring) e imposta limiti di fido. Se ci sono ritardi, invia solleciti automatici, registra le promesse di pagamento e propone piani di rientro.
3. Open Banking e riconciliazione. Collega in modo sicuro i conti bancari (Open Banking, PSD2) per scaricare i movimenti in automatico. Il sistema abbina i bonifici alle fatture e segnala eccezioni da controllare.
4. Dispute e Deduction Management. Quando il cliente contesta una fattura, apre un ticket con il motivo (merce non conforme, prezzi, resi). Il flusso assegna il caso al settore che deve rispondere (finance, sales, logistica), traccia i tempi di risposta e riduce i giorni in cui la fattura resta bloccata.
5. Document Management e firma. Firma digitalmente contratti, ordini, piani di rientro (firma avanzata/qualificata) e conserva i documenti con valore legale. Trovi subito PEC e allegati collegati alla pratica.
6. RPA (Robotic Process Automation), OCR (Optical Character Recognition) e Data Capture. Legge in automatico i PDF e le e‑mail e compila l’ERP senza digitare a mano. Fa controlli di coerenza (partita, scadenza, sconto cassa) e riduce gli errori di inserimento.
7. Analytics, KPI e Forecasting. Un cruscotto semplice con i numeri che contano: giorni medi di incasso, aging dei crediti, CEI (Collection Effectiveness Index), percentuale delle promesse mantenute. Con i dati storici fa previsioni di incasso per aiutarti a pianificare la cassa.
8. LegalTech per il recupero. Genera in pochi clic lettere e pratiche per lo stragiudiziale, passa i casi allo studio legale con il fascicolo digitale completo e segue stati e costi fino alla chiusura.

Fai dialogare i tuoi strumenti

Perché l’automazione funzioni davvero, i vari moduli devono scambiarsi dati in modo continuo. Senza integrazioni ogni pezzo lavora per conto suo: si riscrive due volte la stessa informazione, aumentano gli errori e i solleciti partono alla persona sbagliata. Con le integrazioni, invece, il flusso è unico.

Il punto centrale è avere la stessa anagrafica clienti ovunque (la cosiddetta single source of truth): ragione sociale, partita IVA, indirizzi e-mail/PEC, condizioni di pagamento, IBAN. Se cambi un dato (per esempio la PEC), l’aggiornamento si riflette su tutti i sistemi e non rischi di inviare promemoria a indirizzi errati.

In pratica, il gestionale fa da hub: riceve gli ordini dal CRM/e-commerce, genera la fattura elettronica e ne scambia lo stato con lo SdI; inserisce in fattura un link o QR per il pagamento tramite PSP/gateway; tre giorni prima della scadenza il modulo di AR Automation manda il promemoria; quando il cliente paga, i movimenti arrivano dai conti via Open Banking/CBI (Corporate Banking Interbancario) e la riconciliazione abbina l’incasso alla fattura; se c’è una contestazione, si apre un ticket nel Dispute Management e, se serve, si passa il fascicolo digitale completo al LegalTech. Tutte le PEC e i documenti vengono conservati nel Document Management con valore legale.

La digitalizzazione del ciclo attivo è, in sostanza, un progetto di cassa. Partire dai dati, costruire workflow robusti e scegliere gli strumenti giusti rende il recupero crediti più rapido, rispettoso e misurabile.
Se vuoi, possiamo fare insieme una diagnosi del ciclo del credito e trovare assieme gli strumenti che possono fare al caso tuo.

Espandersi oltre i confini nazionali è un passo strategico che può aprire nuove opportunità di mercato, diversificare i ricavi e rafforzare la competitività. Tuttavia, per le aziende che già affrontano difficoltà legate al recupero crediti o alla gestione della liquidità, l’internazionalizzazione comporta sfide da affrontare con metodo e preparazione.

Un’espansione senza basi finanziarie solide rischia di trasformarsi in un’arma a doppio taglio: ritardi nei pagamenti, oscillazioni dei tassi di cambio, normative differenti e costi imprevisti possono mettere in crisi anche il modello di business più promettente. A ciò si aggiunge la complessità di dover gestire nuovi sistemi fiscali, differenze culturali nei rapporti commerciali e tempi di incasso spesso più lunghi rispetto a quelli nazionali. Senza un’adeguata pianificazione, il rischio è di compromettere la liquidità aziendale e di trovarsi esposti a insolvenze difficili da gestire a distanza.

Fotografia finanziaria: cosa fare prima di partire

Prima di valutare l’ingresso in un nuovo mercato, l’azienda deve partire da un primo piano della propria situazione finanziaria. Non basta una fotografia panoramica, bensì un’analisi approfondita che metta in evidenza punti di forza e criticità da correggere prima di affrontare la sfida internazionale. In particolare, l’azienda dovrebbe:

• verificare la solidità patrimoniale, andando oltre i soli bilanci. Occorre valutare il capitale circolante netto, la capacità di generare flussi di cassa costanti, il livello e la sostenibilità dell’indebitamento, nonché eventuali garanzie attive o passive già impegnate;
• controllare la qualità del portafoglio crediti, non solo rilevando eventuali insoluti ma anche analizzando i tempi medi di incasso, la concentrazione del rischio su pochi clienti e le politiche di recupero già attivate. Liberare risorse da crediti bloccati può essere decisivo per finanziare l’espansione;
• pianificare il fabbisogno finanziario, stimando con precisione gli investimenti necessari per entrare nel nuovo mercato, i tempi di rientro previsti, i margini di rischio legati a fluttuazioni valutarie o a barriere normative e le possibili fonti di finanziamento alternative da attivare.

Crediti all’estero: come rafforzare i tuoi incassi

Un aspetto critico è la protezione del credito commerciale all’estero, perché un mancato pagamento da parte di un cliente straniero può generare danni ben più gravi rispetto a una semplice insolvenza interna. 

Per questo le imprese devono adottare una serie di strumenti integrati che riducano al minimo i rischi. L’assicurazione del credito consente di tutelarsi da mancati pagamenti, garantendo un paracadute economico anche in caso di insolvenze rilevanti. Le lettere di credito o altri strumenti bancari, invece, offrono una garanzia concreta sul buon esito della transazione, trasformando la banca in un intermediario che certifica e assicura il pagamento. Infine, l’analisi preventiva dei partner commerciali, basata su report di affidabilità e sistemi di scoring finanziario, permette di conoscere in anticipo la solidità del cliente e prendere decisioni più consapevoli, evitando sorprese che potrebbero compromettere la liquidità aziendale.

Norme e tasse oltre confine: cosa non puoi ignorare

Ogni Paese ha regole fiscali e legali diverse, e questo significa che un’impresa deve pianificare in modo strutturato, documentarsi, analizzare norme e vincoli nel dettaglio e farsi supportare da specialisti. L’analisi non deve limitarsi a un controllo superficiale, ma entrare nel dettaglio di ogni aspetto che potrebbe influenzare la redditività o esporre a rischi legali e fiscali. È quindi necessario:

• valutare i trattati internazionali per evitare doppie imposizioni, analizzando le convenzioni in vigore tra l’Italia e il Paese di destinazione per capire come saranno tassati i profitti e se ci sono agevolazioni o riduzioni fiscali possibili;
• verificare dazi, dogane e normative locali, approfondendo sia le tariffe doganali applicabili ai prodotti esportati sia le regole di conformità tecnica e di etichettatura;
• predisporre contratti chiari che regolino termini di pagamento e tutele legali, specificando modalità di risoluzione delle controversie, legge applicabile e garanzie richieste. Contratti ben strutturati riducono il rischio di contenziosi e proteggono l’impresa da eventuali pratiche commerciali scorrette.

L’espansione internazionale non è un passo da compiere in solitaria. Affidarsi a un consulente finanziario esperto significa poter contare su un supporto concreto in ogni fase del percorso. Un professionista può guidare l’azienda nella creazione di un business plan mirato, capace di integrare previsioni di investimento, strategie di rientro e analisi dei rischi specifici dei mercati esteri. Inoltre, può aiutare a individuare e valutare le opportunità di finanziamenti agevolati o bandi dedicati all’internazionalizzazione, selezionando gli strumenti più adatti alle esigenze dell’impresa e aumentando così le possibilità di ottenere risorse a condizioni vantaggiose. Inoltre, il consulente è in grado di costruire strategie di recupero crediti su misura, essenziali per mantenere in equilibrio la liquidità aziendale anche quando si opera con clienti stranieri, spesso caratterizzati da tempi di pagamento e dinamiche contrattuali molto diverse da quelle nazionali.

I finanziamenti agevolati e i bandi sono strumenti messi a disposizione da enti pubblici (come Stato, Regioni, Camere di Commercio, Unione europea) e da enti privati (per esempio fondazioni, associazioni di categoria, consorzi, istituti di credito convenzionati) per sostenere la crescita delle imprese. Possono assumere la forma di contributi a fondo perduto, prestiti a tasso agevolato, garanzie o crediti d’imposta.

L’obiettivo è offrire alle aziende risorse economiche più accessibili e meno onerose rispetto al credito tradizionale, così da favorire investimenti, innovazione, la gestione più solida della liquidità e anche la formazione dei dipendenti. Spesso, però, queste opportunità restano poco conosciute o sottovalutate, mentre possono rappresentare un valido supporto anche per le imprese che hanno bisogno di rafforzare la cassa o migliorare i margini d’impresa.

Perché parlare di bandi se il problema sono gli incassi?

I bandi e i finanziamenti agevolati rappresentano un vero e proprio polmone per la liquidità aziendale. In primo luogo, permettono di ottenere capitale a fondo perduto o a condizioni più vantaggiose rispetto ai canali tradizionali: tassi d’interesse ridotti, contributi diretti e garanzie pubbliche alleggeriscono il costo del denaro e consentono alle imprese di avere ossigeno immediato in cassa.

In secondo luogo, questi strumenti non finanziano soltanto l’acquisto di beni tangibili come macchinari o attrezzature, ma anche progetti che puntano a migliorare l’efficienza dei processi aziendali interni, come l’implementazione di nuovi software gestionali, la digitalizzazione dei flussi di lavoro, la formazione del personale su strumenti innovativi, oppure l’acquisto di sistemi per la gestione e il recupero dei crediti. Questi progetti hanno l’obiettivo di rendere l’azienda più agile, reattiva e capace di incassare i crediti in tempi più rapidi, contribuendo così a rafforzare la liquidità e la competitività dell’impresa.

Infine, bandi e agevolazioni svolgono una funzione di mitigazione del rischio. Molte misure prevedono infatti la possibilità di finanziare servizi di assicurazione crediti, sistemi di rating dei clienti o consulenze specialistiche in ambito di credit management. In questo modo, le imprese possono proteggersi meglio dalle insolvenze, ridurre le perdite su crediti e pianificare la crescita con maggiore sicurezza.

Dove si trovano le opportunità?

Le possibilità di accedere a fondi o finanziamenti agevolati sono numerose e si distribuiscono su più livelli istituzionali e settoriali. Ogni canale ha le proprie logiche, i propri criteri di ammissibilità e tempistiche diverse, ed è proprio qui che molte imprese faticano a orientarsi. Capire la mappa delle fonti di finanziamento è fondamentale per non perdere occasioni che potrebbero dare ossigeno e slancio ai progetti aziendali. Ecco i principali ambiti da monitorare.

• Livello nazionale: lo Stato e gli enti centrali mettono a disposizione misure trasversali, spesso legate a grandi obiettivi strategici come la transizione digitale, la sostenibilità ambientale o la competitività delle PMI.

• Regioni e Camere di Commercio: a livello locale si trovano bandi più mirati, spesso pensati per sostenere il tessuto produttivo del territorio.

• Filiere e consorzi: sempre più bandi premiano i progetti sviluppati in collaborazione lungo la filiera.

• Settoriali: accanto ai bandi trasversali, esistono misure dedicate a comparti specifici, come l’agroalimentare, la manifattura o i servizi B2B.

Le principali forme di agevolazione

Per capire come un bando o un finanziamento possa concretamente aiutare un’impresa, è utile distinguere le diverse forme con cui queste misure si presentano. Ognuna ha caratteristiche, vantaggi e limiti specifici che vanno valutati in base alle esigenze aziendali.

• Contributo a fondo perduto: è l’agevolazione più conosciuta e apprezzata perché consiste in una somma erogata senza obbligo di restituzione. Copre una quota delle spese sostenute – ad esempio per strumenti digitali, consulenze, formazione o certificazioni –, alleggerendo in modo diretto il fabbisogno finanziario dell’impresa.

• Finanziamento a tasso agevolato: consente di accedere a liquidità con interessi ridotti rispetto al mercato. È particolarmente utile per finanziare progetti di medio-lungo periodo o per sostenere il capitale circolante senza gravare troppo sul conto economico. Spesso è combinato con garanzie pubbliche per ampliare la platea di aziende ammissibili.

• Garanzie pubbliche o mutualistiche: sono strumenti che non erogano denaro direttamente, ma riducono il rischio per la banca o l’intermediario finanziario. In pratica, se l’azienda non può offrire sufficienti garanzie reali, un fondo pubblico o un consorzio di garanzia fidi interviene a coprire parte del rischio. Questo permette di ottenere credito più facilmente e a condizioni migliori.

• Crediti d’imposta: rappresentano un risparmio fiscale che l’impresa può utilizzare in compensazione con tasse e contributi dovuti. Sono molto diffusi in ambiti come ricerca e sviluppo, formazione 4.0, acquisto di beni strumentali o software innovativi. Richiedono una buona pianificazione contabile e fiscale per essere sfruttati al meglio.

 

Errori da evitare

• Il primo errore, compiuto da molte imprese, è candidarsi senza un business case solido: spesso si corre dietro a un bando solo perché “sembra conveniente”, senza collegarlo a un obiettivo concreto di cassa o a una strategia di crescita. Il risultato è un progetto debole, con poche probabilità di essere approvato e ancor meno di produrre effetti reali.
• Un secondo errore frequente è presentare spese non coerenti con il perimetro del bando. Ad esempio, inserire costi di marketing in un bando dedicato alla digitalizzazione dei processi amministrativi porta quasi inevitabilmente a una bocciatura o a un taglio drastico dei contributi in fase di rendicontazione.
• Altro punto critico è la gestione delle tempistiche. I bandi richiedono documenti puntuali: bilanci aggiornati, dichiarazioni fiscali, certificazioni, lettere bancarie. Non avere questi materiali pronti significa rallentare la candidatura o, peggio, superare la scadenza e perdere del tutto l’opportunità.
• Molte imprese sottovalutano poi il regime de minimi. Non monitorare l’ammontare complessivo degli aiuti ricevuti può portare al blocco dei bandi successivi, con un danno concreto in termini di accesso al credito agevolato.
• Infine, c’è l’errore culturale: puntare solo sul fondo perduto. Certo, ricevere contributi a titolo gratuito è allettante, ma spesso altri strumenti – come garanzie pubbliche o finanziamenti a tasso agevolato – possono garantire benefici più ampi e duraturi, soprattutto per imprese che devono rafforzare la loro struttura finanziaria.

Vuoi sapere di più su bandi e agevolazioni per accorciare i tempi di incasso e allentare la morsa sulla cassa? Posso aiutarti a individuare le misure più adatte per la tua impresa.

 

Coltivare una relazione solida con le banche è fondamentale per il successo di un’impresa. Gli istituti finanziari, infatti, non si limitano a erogare capitale, ma possono diventare veri e propri partner strategici nel processo di crescita e sviluppo aziendale. Per molte aziende, soprattutto in situazioni di tensione finanziaria e di recupero crediti, avere accesso a fonti di finanziamento può fare la differenza tra continuità operativa e blocco delle attività. Costruire un rapporto di fiducia con gli istituti bancari è possibile: richiede metodo, trasparenza e una buona capacità comunicativa

La banca è un partner da coinvolgere

Molte imprese tendono a considerare la banca come una figura esterna, da coinvolgere solo in caso di necessità urgenti di liquidità. In realtà, per rendere più agevole l’accesso al credito, è essenziale coltivare una relazione nel tempo. Questo significa aggiornare la banca sull’andamento dell’attività, condividere obiettivi futuri e farla sentire parte integrante del percorso di crescita aziendale.

Le imprese che dimostrano solidità finanziaria e presentano piani di sviluppo convincenti possono ottenere condizioni di credito più vantaggiose, accedere a crediti maggiori e attrarre opportunità strategiche. Ma per ottenere questo tipo di attenzione non basta fornire numeri: serve un approccio attivo e ben strutturato nella comunicazione. È cruciale offrire documentazione trasparente, ma anche creare un confronto aperto e continuo, che permetta di costruire fiducia e comprensione reciproca.

Essere proattivi diventa, quindi, un elemento essenziale: un imprenditore che agisce in modo proattivo si premura di condividere regolarmente informazioni utili e aggiornate, come bilanci periodici, studi di mercato e stime di crescita, contribuendo così a rafforzare la trasparenza e a instaurare un rapporto di fiducia con la banca.

I pilastri per una relazione finanziaria solida

Costruire una relazione duratura con le banche richiede attenzione a una serie di elementi strategici che possono rafforzare la fiducia reciproca e semplificare il percorso di accesso al credito, vediamo quali sono.

1. Visura camerale e documenti identificativi sempre aggiornati. La visura camerale rappresenta il primo elemento che una banca esamina per farsi un’idea dell’identità giuridica e organizzativa di un’azienda. Contiene dati essenziali come la denominazione, la sede legale, la forma societaria, il codice fiscale, ma anche la composizione degli organi amministrativi e degli assetti proprietari. Presentare spontaneamente una visura aggiornata e ben redatta, senza attendere che venga richiesta, è un segnale di professionalità e attenzione.

2. Relazione chiara su clienti e fornitori. Presentare alla banca un quadro sintetico ma ben strutturato dei principali clienti e fornitori dell’azienda è un segnale di controllo e maturità gestionale. Elenchi dettagliati, analisi di concentrazione del fatturato, durata delle relazioni e puntualità dei pagamenti permettono all’istituto di credito di valutare la solidità commerciale e la capacità di generare ricavi stabili.

3. Documentazione fiscale e contributiva completa. Per trasmettere affidabilità, è importante presentare in modo ordinato documenti che attestino la regolarità fiscale e previdenziale dell’azienda. Questi documenti rafforzano la reputazione aziendale e rassicurano la banca sul rispetto delle normative. A questi si aggiungono gli estratti conto bancari, che offrono una panoramica concreta sulla gestione della liquidità e sulla capacità dell’impresa di far fronte agli impegni finanziari.

4. Bilanci chiari e aggiornati. I bilanci devono essere completi, coerenti e tempestivi. È importante fornire alla banca documentazione contabile chiara, dettagliata e redatta secondo i principi contabili riconosciuti dalla normativa. Questo consente all’istituto di comprendere facilmente lo stato di salute dell’impresa e valutarne correttamente la sostenibilità finanziaria. Se disponibili, sarebbe opportuno fornire anche i bilanci infrannuali (trimestrale o semestrale).

5. Business plan credibile. Un business plan efficace dovrebbe includere obiettivi misurabili a breve, medio e lungo termine, strategie operative dettagliate per raggiungerli, scenari alternativi per gestire eventuali criticità e proiezioni economico-finanziarie costruite su dati realistici. La presenza di analisi dei costi, margini di profitto, cash flow atteso e indicatori di performance rafforza la credibilità del documento. Un piano ben strutturato trasmette visione strategica, controllo del rischio e capacità gestionale: elementi fondamentali per conquistare la fiducia dell’istituto bancario.

6. Coerenza tra parole e numeri. Le dichiarazioni dell’imprenditore devono trovare riscontro nei documenti ufficiali. Qualsiasi disallineamento tra quanto affermato e quanto registrato a bilancio può incrinare la credibilità dell’azienda e ostacolare la concessione di credito.

7. Gestione del credito attiva ed efficiente. Una gestione attenta dei crediti commerciali, con sistemi di monitoraggio degli incassi e strategie per ridurre i tempi di pagamento, è un indicatore di buona salute finanziaria. Dimostrare di avere il controllo sulla liquidità generata è un elemento chiave nella valutazione della solvibilità aziendale.

L’importanza del merito creditizio

Il “merito creditizio” rappresenta uno degli indicatori più rilevanti nella valutazione bancaria per la concessione di finanziamenti. Si tratta di una misura della fiducia che una banca ripone nella capacità di un’azienda di onorare i propri impegni finanziari. In pratica, riflette il grado di solvibilità e affidabilità dell’impresa, sulla base di fattori oggettivi come la puntualità nei pagamenti, la solidità patrimoniale, la gestione dei flussi di cassa e la coerenza della documentazione finanziaria. Non è un parametro fisso, ma dinamico, che può essere migliorato nel tempo attraverso scelte gestionali consapevoli e una relazione trasparente e continuativa con gli istituti bancari.

Per rafforzarlo, un’azienda deve dimostrare affidabilità sotto diversi profili: regolarità nei pagamenti a fornitori e dipendenti, capacità di generare flussi di cassa positivi e continui, coerenza tra bilanci e dichiarazioni aziendali, e puntualità nella presentazione di documentazione chiave. Anche elementi come la stabilità dell’organico, la gestione dei debiti pregressi e l’assenza di segnalazioni negative presso le centrali rischi contribuiscono a migliorare il profilo creditizio. L’obiettivo è trasmettere all’istituto bancario la sensazione di un’impresa solida, coerente e in grado di far fronte ai propri impegni.

Ottenere credito più facilmente non dipende solo da una buona richiesta, ma dalla qualità della relazione costruita con la banca nel tempo. Per un’azienda che affronta problemi di recupero crediti, instaurare un rapporto solido con l’istituto bancario può diventare un vero asset strategico.

E proprio qui entra in gioco la consulenza: costruire insieme un piano credibile, trasparente e sostenibile è il primo passo per ottenere fiducia e risorse. Perché nella finanza, come nelle relazioni, la fiducia è la valuta più preziosa.